Perguruan tinggi dan universitas terus berjuang dengan pendaftaran dan retensi yang menyusut karena siswa memilih alternatif pendidikan atau beralih ke institusi pesaing. Kekurangan staf juga memengaruhi layanan kampus — khususnya kemampuan petugas keuangan untuk membantu mahasiswa menavigasi pembayaran dan mematuhi peraturan industri, lapor NASFAA.
Sebagai tanggapan, semakin banyak lembaga pendidikan tinggi meniru sektor bisnis dalam menggunakan data untuk meningkatkan pengalaman staf dan siswa, seperti pengecer menggunakan data transaksi dan perilaku untuk memikat konsumen dan mendorong pengeluaran.
Mengidentifikasi titik buta dan peluang dalam data
Musim semi ini, 150 pemimpin perguruan tinggi membagikan bagaimana mereka menggunakan data dalam survei oleh TouchNet dan studioID Higher Ed Dive. Dalam jawaban terbuka, banyak yang mengatakan mereka menangkap lebih banyak data sekarang daripada tahun lalu, terutama data yang berkaitan dengan pengalaman siswa, efisiensi bisnis, dan transaksi keuangan.
Ketika ditanya tentang motivasi mereka untuk pengumpulan data, sebagian besar responden mengatakan ingin meningkatkan pengalaman siswa (56%) dan pengalaman staf/dosen (46%). Untuk itu, para pemimpin mengatakan bahwa akses ke wawasan real-time tentang tren perilaku kampus (49%), pendaftaran dan retensi (48%), dan preferensi/perilaku/tren yang tersegmentasi oleh berbagai audiens (45%) akan “secara drastis meningkatkan” kemampuan mereka untuk memenuhi tujuan kinerja.
Portland Community College: Mentalitas toko serba ada
Bagaimana wawasan dan akses data mengubah pengalaman kampus? Fredderick Simmons, manajer layanan akun siswa di Portland Community College (PCC), membagikan beberapa kasus penggunaan dalam episode podcast FOCUS TouchNet baru-baru ini.
Bertujuan untuk dukungan “toko serba ada”, PCC menerapkan pusat jawaban, obrolan, dan dukungan Zoom sehingga siswa dapat memperoleh jawaban dari berbagai departemen secara bersamaan. Ini berarti mereka tidak perlu mengulangi pertanyaan mereka dan menjelaskan kembali situasi mereka ke berbagai kantor, termasuk pertanyaan dan kekhawatiran tentang segala hal mulai dari rencana pembayaran dan penjadwalan akademik hingga izin parkir, misalnya. PCC dapat memberikan jawaban dengan menghubungkan data ID siswa/staf di beberapa sistem.
PCC juga melacak dan menandai pergerakan siswa untuk mengidentifikasi layanan apa yang mereka gunakan dan kapan. Dengan melihat tren tersebut, tim Simmons dapat merencanakan kebutuhan staf di empat kampus agar sesuai dengan permintaan mahasiswa. “Kami tahu kapan kami membutuhkan semua orang di geladak secara langsung, dan kapan staf dapat bekerja dari rumah,” jelasnya. Pada semester terakhir, semua staf harus berada di kampus pada waktu yang sama selama empat hari, untuk menyenangkan para pekerja yang mencari jadwal hybrid yang fleksibel. “Sangat penting untuk tetap selaras dengan siswa kami, tetapi juga tetap selaras dengan staf kami,” jelas Simmons.
Wawasan data juga memungkinkan PCC untuk mengantisipasi dan mengatasi kendala keuangan untuk pendaftaran atau retensi. “Kami sekarang mengizinkan siswa untuk menggulirkan saldo lebih dari seribu dolar, asalkan mereka terdaftar dalam rencana keuangan,” dia berbagi. PCC juga memungkinkan mahasiswa menyesuaikan rencana pembayaran, mulai dari menunda cicilan hingga memindahkan tanggal jatuh tempo. “Kami ingin keuangan menjadi hal terakhir yang dikhawatirkan siswa, sehingga mereka dapat fokus pada akademik,” tambah Simmons.
Hambatan dan jalan menuju nilai
Pengalaman yang dijelaskan Simmons bergantung pada akses mudah ke data yang lengkap dan terhubung. Itu adalah sesuatu yang diperjuangkan banyak institusi. Delapan dari 10 responden survei TouchNet mengatakan akan “sangat” atau “sangat” membantu untuk memiliki sumber data terpadu, tetapi hanya dua dari 10 yang memiliki kemampuan itu saat ini. Demikian pula, 80% responden menilai kemampuan untuk masuk ke dasbor pusat (versus sistem terpisah) sebagai “sangat” atau “sangat” membantu.
Itu sebabnya banyak institusi seperti PCC beralih ke integrasi manajemen ID sebagai jalur yang ramah anggaran dan berisiko rendah untuk meningkatkan akses dan analitik digital. “Kami melihat para pemimpin perguruan tinggi mengatakan: ‘Wow, kredensial kampus dapat melakukan hal-hal lain yang tidak kami duga,’” kata Dawn Thomas, chief executive officer dari National Association of Campus Card Users (NACCU). “KTP itu menyentuh setiap area kampus, baik itu makan, mengikuti acara, swiping untuk mengakses gedung atau melakukan pembayaran. Semua data itu dapat mengungkapkan tren. Anda memiliki kesempatan untuk benar-benar memengaruhi pengalaman dan keuntungan.”
Langkah menuju data yang menguntungkan, pengalaman kampus yang lebih baik
Untuk menerjemahkan data menjadi pendapatan dan peluang bisnis, para pemimpin perguruan tinggi harus menyadari bahwa data adalah masalah kepemimpinan — bukan masalah teknologi, kata Dave Kieffer, analis utama di The Tambellini Group. “Komponen teknologi yang sebenarnya sangat mudah jika Anda memelihara budaya data dan melibatkan orang yang tepat,” ujarnya.
Sebagai permulaan, pemangku kepentingan harus berkolaborasi dalam keputusan data, daripada mengandalkan satu pemimpin atau tim fungsional, seperti CIO. Sama pentingnya, diskusi data harus fokus pada masalah spesifik dan nyata yang perlu diselesaikan oleh lembaga untuk menghindari terjebak dalam latihan teori.
Melihat ke depan untuk beberapa tahun ke depan, Kieffer berharap para pemimpin pendidikan tinggi akan semakin sadar akan tanggung jawab bersama mereka atas data. Mereka juga akan menyadari bahwa mereka tidak perlu menemukan kembali roda untuk membuat rangkaian teknologi “Frankenstein” mereka sendiri, yang seringkali tidak layak secara finansial. Sebaliknya, perguruan tinggi dapat bersandar pada pengalaman dan sumber daya mitra teknologi yang telah menguasai bidang yang ingin mereka tingkatkan.
“Keputusan seperti apakah Anda mampu membeli sebuah program atau apakah akan bergabung dengan organisasi lain… Ini adalah pertanyaan mendesak dan eksistensial,” catat Kieffer. “Tidak memiliki data yang holistik dan berkualitas menghambat kemampuan mereka untuk membuat keputusan tersebut.”
Peluang apa yang bersembunyi di data Anda? Pelajari lebih lanjut tentang cara rekan Anda mendekati data di kampus mereka. Unduh laporan survei lengkap di sini.