Catatan editor: Cerita ini pertama kali muncul di buletin Pendidikan Tinggi minggu ini, yang dikirim gratis ke kotak masuk pelanggan setiap hari Kamis. Berlangganan hari ini!
Universitas Negeri Alabama menukar sepeda motor berteknologi rendahnya dengan Cadillac baru yang mengkilap. Dan Freddie Williams, Jr., asisten wakil presiden penerimaan dan perekrutan, sangat bersemangat.
Cadillac, dalam metafora Williams, adalah perangkat lunak baru yang akan mengubah cara universitas berkomunikasi dengan dan memantau mahasiswa. Ini disebut sistem Manajemen Hubungan Pelanggan dan merupakan teknologi yang sama yang mengirimkan teks pengingat atau email jika pembelanja online meninggalkan sesuatu di keranjang mereka tanpa membelinya.
Di pendidikan tinggi, perangkat lunak ini dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan calon mahasiswa, mengingatkan mahasiswa tentang persyaratan yang belum terpenuhi selama proses aplikasi dan pendaftaran, dan kemudian, membantu memastikan bahwa mereka maju menuju kelulusan dengan cara yang paling efisien.
Negara Bagian Alabama, universitas kulit hitam historis, bukanlah yang pertama ditingkatkan. Diperkirakan 50 persen perguruan tinggi telah menggunakan teknologi ini dalam kapasitas tertentu, tetapi banyak yang percaya penyerapannya lebih rendah di antara HBCU karena mereka seringkali memiliki dana abadi yang jauh lebih kecil dan menerima lebih sedikit dana pemerintah, dan teknologinya tidak gratis.
Dengan teknologi baru, Williams berharap Negara Bagian Alabama akan dapat bersaing lebih baik dengan perguruan tinggi yang ditingkatkan sejak lama, dan mencegah jumlah pendaftarannya turun lebih dari yang diperlukan dengan tebing demografis yang diharapkan.
Perguruan tinggi yang sudah memiliki teknologi CRM ini dapat mengirimkan lusinan komunikasi digital kepada calon mahasiswa, sementara perguruan tinggi yang tidak memilikinya harus mengirimkan beberapa surat dan email cetak secara manual dalam periode waktu yang sama.
Williams mengatakan hal ini membuat para siswa berpikir, “Ya, kami tidak mendengar kabar dari Anda dan kami mendapatkan semua informasi ini dari mereka. Jadi kami memutuskan untuk pergi bersama mereka.”
Terkait: Mahasiswa diprediksi turun lebih dari 15% setelah tahun 2025
Negara Bagian Alabama adalah salah satu dari enam HBCU yang mendapatkan peningkatan CRM sebagai bagian dari program hibah melalui Kemitraan untuk Kemajuan Pendidikan, sebuah organisasi nirlaba yang mendukung perguruan tinggi yang melayani siswa yang merupakan orang pertama di keluarganya yang kuliah atau berasal dari berpenghasilan rendah latar belakang. Hibah tersebut membayar perangkat lunak dari perusahaan bernama Slate dan biaya terkait selama dua tahun pertama. Harga bervariasi tergantung pada berapa banyak siswa yang mendaftar menggunakan sistem, sehingga setiap perguruan tinggi menerima antara $130.000 dan $288.000 untuk menutupi biaya teknologi, menurut laporan dari Partnership for Education Advancement.
Tapi ini bukan hanya tentang uang. Ed Advancement, demikian singkatnya, juga akan memberikan dukungan teknis untuk membantu penerapannya, kata Jim Runcie, CEO, karena mengoordinasikan berbagai departemen di perguruan tinggi bisa jadi sulit.
“Anda juga membutuhkan kepemimpinan untuk dapat mengatakan, ‘Hei, kami akan melakukan ini, ini akan menimbulkan sedikit gesekan, tetapi ini akan sangat membantu kami dalam jangka panjang,’” kata Runcie.
“Kami dapat berfungsi dengan sangat minim, tetapi tentu saja tidak seperti yang dilakukan sekolah lain. Jadi kami benar-benar kehilangan pijakan karena kami tidak bisa bermain dengan orang-orang besar.”
Freddie Williams, Jr., asisten wakil presiden bidang kemahasiswaan, manajemen pendaftaran, penerimaan dan perekrutan, Alabama State University
Untuk beberapa perguruan tinggi dalam kelompok enam, teknologi CRM sepenuhnya baru. Yang lainnya, seperti Norfolk State di Virginia, sebelumnya telah mencoba perangkat lunak dari perusahaan lain, tetapi masih membutuhkan pemutakhiran.
Juan Alexander, wakil presiden asosiasi untuk manajemen pendaftaran di Norfolk State, mengatakan bahwa perangkat lunak ini telah membuat proses aplikasi menjadi lebih lancar dan efisien bagi calon siswa. Saat ini, Norfolk State hanya memanfaatkan CRM untuk penerimaan, katanya, tetapi di masa mendatang, perguruan tinggi dapat mulai menggunakan aspek perangkat lunak yang dirancang untuk membantu retensi.
Georgia State University telah menggunakan perangkat lunak serupa selama lebih dari satu dekade, kata Allison Calhoun-Brown, wakil presiden senior untuk kesuksesan mahasiswa. Dia mengatakan mengotomatiskan komunikasi sederhana dan pemecahan masalah telah membebaskan orang-orang yang bekerja di universitas untuk membantu mahasiswa mengatasi tantangan yang lebih rumit yang mereka hadapi.
“HBCU melakukan pekerjaan luar biasa,” bahkan tanpa alat CRM, katanya, “karena mereka sangat mendukung siswa.
“Apa yang memungkinkan mereka lakukan adalah, dalam beberapa hal, meningkatkan intensionalitas itu,” tambahnya. “Bahkan jika Anda memiliki model yang bagus, itu tetap akan meningkatkan layanan dan membuatnya lebih efisien jika Anda menerapkannya dengan sepenuh hati.”
Terkait: Analitik prediktif meningkatkan tingkat kelulusan perguruan tinggi, tetapi apakah mereka juga menyerang privasi dan memperkuat ketidaksetaraan rasial?
HBCU lain yang menerima hibah untuk peningkatan CRM adalah Florida A&M University, South Carolina State University, Texas Southern University, dan Tuskegee University.
Alexander Clark, CEO dan pendiri Slate, mengatakan penting bagi perguruan tinggi untuk memastikan semua orang di kampus bekerja sama untuk mengimplementasikan perangkat lunak, karena “Anda mendapatkan apa yang Anda masukkan.”
Dukungan dari perguruan tinggi lain dan Ed Advancement bertindak sebagai “kepercayaan otak terpusat” dengan menyatukan orang-orang dengan keahlian berbeda, dan membantu HBCU memanfaatkan perangkat lunak sebaik-baiknya, kata Clark. Ini bisa menjadi strategi yang sangat membantu di sekolah-sekolah yang secara historis kekurangan dana dan sumber daya yang lebih ketat.
Williams, yang juga bertanggung jawab atas manajemen pendaftaran dan keberhasilan siswa di Alabama State, mengatakan bahwa universitasnya dan banyak HBCU lainnya selalu pandai melakukan yang terbaik dengan sedikit sumber daya yang mereka miliki.
“Kami dapat berfungsi dengan sangat minim, tetapi tentu saja tidak seperti yang dilakukan sekolah lain, katanya. “Jadi kami benar-benar kehilangan pijakan karena kami tidak bisa bermain dengan orang-orang besar.”
Sekarang, dia bersemangat mempelajari cara mengendarai Cadillac baru yang mewah, atau cara terbaik memanfaatkan teknologi CRM. Tapi dia bilang dia tidak melepaskan semua taktik jadulnya.
Bahkan ketika dia berbicara tentang bagaimana sistem baru dapat mengirim pesan teks dan email dan melacak apakah siswa telah membukanya, dia memiliki dua folder manila tebal penuh surat yang menunggu untuk ditandatangani di mejanya.
“Orang-orang masih suka menerimanya dan saya menandatanganinya karena saya kuno seperti itu,” katanya. “Tetapi kabar baiknya adalah mereka tidak perlu menunggu Anda untuk menandatangani setumpuk surat. Mereka akan mendapatkan komunikasi instan yang menyatakan bahwa Anda telah diterima secara elektronik, dan kemudian mereka akan mendapatkan surat resmi tindak lanjut dengan tanda tangan resmi di sana juga.
Kisah tentang teknologi di HBCU ini diproduksi oleh The Hechinger Report, sebuah organisasi berita independen nirlaba yang berfokus pada ketidaksetaraan dan inovasi dalam pendidikan. Mendaftar untuk buletin pendidikan tinggi kami.
Artikel terkait
Laporan Hechinger memberikan laporan pendidikan yang mendalam, berdasarkan fakta, dan tidak memihak, gratis untuk semua pembaca. Tapi itu tidak berarti bebas untuk diproduksi. Pekerjaan kami membuat pendidik dan publik mendapat informasi tentang masalah mendesak di sekolah dan kampus di seluruh negeri. Kami menceritakan keseluruhan cerita, bahkan ketika detailnya tidak nyaman. Bantu kami terus melakukannya.
Bergabunglah dengan kami hari ini.